Onkostencategorieën

Onkostencategorieën zijn de manier waarop een werknemer een ingediende onkost classificeert (Accommodatie, Eten en drinken, Studiekosten, enzovoort). Elke categorie bepaalt hoe onkosten erin worden geboekt — grootboek- of bankrekening, btw/belastingbehandeling, en een optionele project-taakkoppeling.

Categorievelden

Veld	Beschrijving
Code	Unieke identificatie.
Naam	Weergavenaam die aan werknemers wordt getoond.
Omschrijving	Langere toelichting, als Naam alleen niet voldoende is.
Bijlage verplicht	Of een bonbijlage vereist is voordat een onkost in deze categorie kan worden ingediend.
Zichtbaar	Of de categorie nog geselecteerd kan worden.

Projectkoppeling

Als onkosten in deze categorie automatisch project-grootboek-/planningsregels moeten aanmaken (in plaats van alleen een algemene vergoeding), vul dan in:

Veld	Beschrijving
Projecttaaknr.	De projecttaak waartegen onkosten worden geboekt.
Projecttaakomschrijving	Alleen-lezen, wordt getoond ter context zodra een taak is gekozen.
Projectregeltype	Standaard Business Central Projectregeltype (Budget / Zowel Budget als Factureerbaar / Factureerbaar) — bepaalt of de onkost aan de klant wordt gefactureerd.
Projecttoeslag %	Een opslag die bovenop het onkostenbedrag wordt toegepast. Alleen ingeschakeld wanneer Projectregeltype Factureerbaar of Zowel Budget als Factureerbaar is — een zuivere budgetregel heeft niets om een toeslag over te berekenen.

Categorieboekingen

Een enkele categorie kan uitwaaieren naar meerdere Boekingen — benoemde onderverdelingen die elk een andere rekening als doel hebben. Hier vindt de eigenlijke boekhouding plaats; de categorie zelf is slechts de groepering die de werknemer ziet.

Veld	Beschrijving
Boekingscode	Uniek binnen de categorie.
Omschrijving	Weergavenaam voor deze boeking.
Zichtbaar	Of deze nog geselecteerd kan worden.
Btw %	Getoond voor btw-gebaseerde lokalisaties.
Valutacode	Optionele overschrijving; standaard is de lokale valuta (ingesteld in Onkosteninstellingen) als leeg gelaten.
Valutasymbool	Alleen bewerkbaar zodra een Valutacode is ingesteld.
Rekeningtype	Grootboekrekening, Bankrekening, of Werknemer (boeken via de ingebouwde werknemer-grootboeksaldering van BC in plaats van een grootboek-/bankrekening).
Rekeningnr.	De doelrekening — de opzoeking hiervan hangt af van Rekeningtype.
Boekhoudkundige groep (verkoop) / Boekhoudkundige productgroep	Standaard BC-boekingsgroepvelden, gebruikt samen met Rekeningtype/-nr. om de uiteindelijke grootboekrekeningen te bepalen.
Btw-boekingsgroep (verkoop) / Btw-productboekingsgroep	Getoond voor btw-gebaseerde lokalisaties, samen met Btw % hierboven.
Belastingplichtig / Belastinggebiedcode / Belastinggroepcode	Getoond in plaats van de btw-velden voor omzetbelasting-gebaseerde lokalisaties (bijv. VS). Welke set velden verschijnt, wordt automatisch bepaald door de lokalisatie van uw bedrijf — u ziet ze niet beide.

Categorieën versus Boekingen — welke te gebruiken

Houd de categorielijst zelf gericht op wat betekenisvol is voor werknemers die onkosten indienen — groepeer op soort kosten, bijv. Maaltijden, Reiskosten (hotels, taxi's), Hardware (computers, randapparatuur). Werknemers kiezen alleen een categorie; ze hoeven niet na te denken over de boekhouding.

Grijp naar een nieuwe Boeking binnen een categorie, in plaats van een geheel nieuwe categorie, wanneer dezelfde soort onkost een andere boekhoudkundige behandeling nodig heeft afhankelijk van omstandigheden waar een werknemer zich niet druk om hoeft te maken — meestal een ander btw-tarief, een ander land, of een andere valuta. Die verschillen betekenen doorgaans andere grootboekrekeningen en boekingsgroepen achter de schermen, en precies daarvoor bestaan Boekingen — splits op boekhoudkundige vereiste, niet op hoe de onkost eruitziet voor degene die deze indient.