Kilométrage & Véhicules

Les notes de frais kilométriques fonctionnent différemment des dépenses ordinaires : au lieu d'un reçu et d'un montant, un employé enregistre une distance et un véhicule, et le remboursement est calculé à partir de la grille tarifaire de ce véhicule.

Champs du véhicule

Champ	Description
Code	Identifiant unique.
Description	Nom d'affichage montré aux employés.
Visible	Indique si le véhicule peut encore être sélectionné.

Comptabilisation

Champ	Description
Account Type / Account No.	Où le coût kilométrique lui-même est comptabilisé.
Bal. Account Type / Bal. Account No.	Où l'écriture d'équilibrage/de remboursement est comptabilisée — même choix G/L Account / Bank Account / Employee que pour Payment Types, modifiable uniquement pour G/L Account ou Bank Account.

Projet

Champ	Description
Item	L'article hors stock facturé au grand livre de projet pour le kilométrage de ce véhicule (les données d'exemple de l'assistant de configuration guidée utilisent un article appelé MILEAGE).
Item Variant	Facultatif, modifiable une fois un Item choisi.
Project Task No. / Project Task Description	Même mécanisme de création automatique de tâche de projet que pour Expense Categories — modifiable une fois un Item choisi.
Project Line Type	Project Line Type standard de BC (Budget / Both Budget and Billable / Billable).

Taux de kilométrage

Chaque véhicule dispose de sa propre grille intégrée Mileage Rates, permettant au taux par distance de varier selon la date et selon la distance déjà parcourue :

Champ	Description
Starting Date / Ending Date	La plage de dates dans laquelle ce taux s'applique — utilisez ceci pour mettre à jour les taux pour un nouvel exercice fiscal sans perdre l'historique de ce qui a été payé précédemment.
Rate	Le montant payé par unité de distance pour ce palier.
Starting Distance	Le seuil de distance à partir duquel ce taux s'applique — permet un taux échelonné, par exemple un taux au kilomètre plus bas une fois qu'une certaine distance est dépassée lors d'un même trajet.

Définissez le véhicule par défaut et l'unité de mesure au niveau de l'entreprise dans Expense Setup ; assignez des véhicules spécifiques par employé via Employee Assignments.